Voici le cahier des charges de la révision du site:

Cahier des charges pour la gestion des membres et des activités

Etat au 7 janvier 2012

Ressources à disposition du CNB

Le club dispose de l’hébergement d’un site internet et d’un certaine expérience de la gestion du fichier des membres sur la plateforme actuelle basée sur le gestionnaire de contenu Joomla! version 1.5.

Ce gestionnaire de contenu apporte les moyens de développer un site avec accès limité à des utilisateurs reconnus et identifiés garantissant la sécurité des données et la protection de la personnalité. Les logiciels du gestionnaire de contenu sont mis à jour en permanence afin d’assurer la sécurité du fonctionnement et la protection contre les abus et les intrusions malhonnêtes.

La version 1.5 ne sera plus soutenue ni mise à jour dès le printemps 2012. La conséquence est que la sécurité ne sera plus améliorée en permanence. De plus la compatibilité avec de nouveaux éléments ne sera plus assurée.

Le passage à la dernière version, Joomla! 1.7 est en préparation. Cela nécessite aussi de “upgrader” les modules de la gestion des membres.

Plutôt que de concevoir des modules “cousu main”, il est préférable d’utiliser des modules développé par des professionnels. Les gestionnaires de communautés sur internet offrent les modules qui sont nécessaires au club, et bien au delà du strict nécessaire.

La démarche de revoir le cahier des charges s’inscrit dans le processus pour bien définir les besoins du CNB pour la gestion de ses membres et de ses activités.

 Gestion de activités 

Le CNB souhaite se donner les moyens de répondre aux objectifs de la charte et des statuts, soit favoriser et développer les contacts entre les membres, le comité, les associations affiliées.

Pour se faire il organise

• des activités nautiques tels que les cours de navigation et l’organisation de régates et autres évènements nautiques
• des cours, séances informations ou conférences sur les techniques de la navigation
• des activités confraternelles à terre, telles que soirées à thèmes, fête du port.
• les séances de comité, de commissions et assemblées générales.

 Cahier des charges de la gestion des activités

Le site internet est l’organe central d’information des membres, il est complété par l’envoi d’informations thématiques par e-mail ou courrier postal.  Le site répond aux exigences suivantes relatives à l’information et à la gestion de ses activités.

• La tenue d’un calendrier des manifestations et activités assurant
  • la publication des évènements, lieux et dates,
  • l’inscription des membres aux évènements,
  • la gestion de l’effectif des participants, incluant lorsque nécessaire la prise en compte de la limitation du nombre.
• la facturation des cotisations, de finances d’inscription et des consommations par e-paiement dans la mesure où le coût de ce service est abordable.
• La diffusion d’informations sur la vie du club tout au long de l’année : flash info, invitations, compte-rendus, photos, etc.
• L’accès des membres aux documents statutaires, procès-verbaux, etc.
• L’acte de candidature de nouveaux membres et la mise à jour des données personnelles par les membres directement
• L’admission des nouveaux membre est confirmée par un membre du comité ou un administrateur du site.
• Les évènements, textes, photos publiées par les membres sont soumis à la modération par un ou des modérateurs désignés par le comité.

 Solution pour la gestion des activités

Les développeurs de gestionnaires de contenu internet et de leurs composants offrent des gestionnaires de communautés internet répondant aux besoins du CNB, allant même au-delà de ses besoins avec les possibilités d’interaction entre les membres. Deux produits diffusés à prix abordable s’appellent “Community builder” et “JomSocial”

Liste des membres

Disposer des données utiles à la société pour sa gestion, en particulier

• Admissions, mutations, départs
• Facturation des cotisations
• Information des membres par courrier, e-mail, site internet avec pages réservées aux membres
• Renseigner les associations faîtières (Swiss sailing, FVLJ, etc.) sur les membres et les effectifs dans le cadre de leurs statuts

 Supports de la liste des membres, avantages, inconvénients

 Listes sur support papier

Avantages : support physique disposant d’une certaine sécurité dans la mesure des précautions apportées à sa conservation, disponible sans intermédiaires.

Inconvénients : obsolète aussitôt après la mise à jour car le contenu change à tout moment, nécessite beaucoup de papier, la mise à jour des versions auprès des utilisateurs (en principe comité et organisateurs de manifestations) et de l’annulation des anciennes listes demande une procédure stricte et beaucoup de discipline de beaucoup de monde, sinon des versions différentes sont utilisées.

Listes sur support numérique du type tableur

Avantages : la mise à jour peut suivre rapidement les besoins, facilité de transmission aux utilisateurs.

Inconvénients : identiques au papier en ce qui concerne le suivi de la mise à jour et la discipline nécessaire pour la disposition des données récentes.

Banque de donnée numérique centralisée 

Condition pré-requise : disposer d’un réseau informatique reliant les utilisateurs intégrant la sécurité des données et des accès, l’extrait des données nécessaires sur papier ou tableur est assuré.

Avantages : une source unique accessible à chaque utilisateur, les mises à jour sont disponibles aussitôt saisies, intégration des données dans un système permettant le traitement de la diffusion de l’information par voie numérique.

Inconvénients : demande que les utilisateurs disposent de compétences et d’un niveau d’habitude de l’utilisation d’un réseau informatique.

Choix pour la suite du cahier des charges

La solution de banque de données numérique logée sur le site internet est admise pour la suite du cahier des charges.

Liste des données relatives aux membres

Principe : chaque donnée ne se trouve qu’une fois dans la banque de données
En italique : option

Données personnelles

Nom

Prénom

Adresse, rue et n°

Code postal

Localité

Canton, Département

Pays

E-mail

Genre (masculin, féminin)

Téléphone fixe

Téléphone mobile

Fax

Date de naissance

Formation (Ecole, profession, année diplôme)

Données du CNB

Section

Numéro d’ordre dans la famille (0=reçoit le courrier, 1=conjoint, 2, 3 …= enfants)

Clé

N° de Swiss sailing

Date d’admission

Date de démission

Parrain

Bateau

Formule d’appel, salutations (p. ex.: Monsieur, cher ami  navigateur, …)

(la fonction dans le comité est indiquée dans la liste des contact du site et liée au titulaire figurant dans les données des membres)

Données d’identification pour accès

Identifiant

Mot de passe crypté

Données pour le système

Numéro unique d’identification

Paramètres pour l’affichage du navigateur

Date de mutation des données

Niveau d’accès autorisé (p. ex.: afficher, modifier, gérer)

Accès aux données

La protection de la personnalité régit l’accès aux données:

Le public n’a d’accès  à aucune donnée, sauf le nom et l’adresse des membres du comité.

Les membres ont accès en lecture et écriture à leurs données personnelles, du CNB et d’accès,

Les membres ont accès en lecture aux données des autres membres.

Les administrateurs du site désignés par le comité ont accès en lecture et écriture sur toutes les données.

Mot de passe : le mot de passe “en clair” n’est pas stocké dans la banque de données. Lors de la saisie par le membre (quand il s’enregistre ou quand il veut changer le  MP), il est crypté par le système, qui ne conserve que la valeur cryptée dans la banque de données. La donnée cryptée ne peut pas être reconvertie en clair. Elle n’est pas listée dans les données des membres.

Les listes imprimées à partir du site ne peuvent contenir que les données utiles aux besoins de ceux à qui elles sont destinées et ne doivent être remises qu’aux personnes accréditées à les recevoir.

Export ou impression des données

Les stockage des données sur le site et la consultation en ligne doit permettre d’éviter l’impression de papiers, cependant, le système offre la possibilité d’obtenir des listes de données à l’usage des membres du comité, contenant les détails nécessaires à l’exercice de leur charge.